ARAMA KONFERANSI NEDİR ?

Arama Konferansı ortak akıl yaratmayı amaçlayan katılımcı bir planlama metodolojisidir. Bir grup iddia sahibi (stakeholder), belirli bir süre içinde bir araya gelerek ve farklı görüşme, tartışma yöntemlerinin uygulandığı bir düzlemde bir yürütücünün kolaylaştırıcı yönetimi altında birbirleriyle konuşup tartışarak, ideal geleceklerini ortaya çıkartacak yaratıcı stratejileri, işbirlikçi bir tutumla tasarlarlar.

Arama Konferansı, ortak görüş yaratmayı, ortak sorunlara çözüm bulmayı, daha iyiye ulaşmayı, gelişmek için neler yapılması gerektiğini belirlemeyi ve ortak hedefler seçmeyi sağlayan bir çalışma düzenidir. Katılımcılar, ortak aklı oluşturmak amacıyla farklı toplantı düzenlemeleri içinde bir araya getirilir. İddia ya da görüş sahipleri, konu ile ilgili, o konuda çalışıp deneyim kazanmış “karar vericiler” ve “bilgi birikimi olan kişiler” diye tanımlanır. Aranan şey ortak akıldır. Katılımcıların birbirlerini ikna ederek geliştirecekleri ortak akıl, arama konferansının her aşamasında aranır ve bulunur. Klasik konferans düzenlerinde bir veya birkaç kişi çıkıp belirli konuları anlatır ve geri kalanlar dinler; arama konferansında ise, tam tersine, katılanların tamamı bir düzen içinde konuşarak bir sonuca ulaşmaya çalışırlar.

Beyin fırtınaları, tartışma ve yorum konuları genelden özele doğru yürür ve evvelden tanımlanmış olan "konferans görevi" tamamlanınca sona erer. Arama Konferansı, Avustralyalı bilim adamı Fred Emery tarafından sistem düşünüşü ve grup dinamiği teorilerine dayandırılarak kurulmuş bir yöntemdir. Çok çeşitli sorunlarda ve kurumlarda Amerika, Kanada, Avustralya, İngiltere, Hindistan ve Norveç gibi ülkelerde son 20 yıldır kullanılmaktadır.

ARAMA KONFERANSI SÜRECİ

EVRE -1 GEÇMİŞİMİZ, GÜNÜMÜZ VE SEKTÖRÜ ETKİLEYEN GELİŞMELER

DEĞERLENDİRME

EVRE -2 GELECEĞİ ŞEKİLLENDİRECEK EVRİMSEL GÜÇ VE DEĞERLER

DEĞERLENDİRME

EVRE -3 GELECEĞİN TASARIMI

DEĞERLENDİRME

EVRE -4 STRATEJİLER VE KARARLAR

Arama Konferansının amacı, normal olarak doğrudan ilişkide bulunmayan kişileri, olabildiğince normatif / kurumsal ilişkilerinden soyutlandıkları bir ortamda bir araya getirip, katılımlı bir tasarım ve problem çözme süreci içine sokmasıdır. Toplantılar, büyük gruptan küçük gruplara bölünerek, organik bir şekilde, konferans görevini bitirinceye kadar sürdürülür. Konferansın sonuca götürülmesinde bir yürütücü bulunur. Yürütücü tartışmanın içeriğine karışmaz ve içerik ile ilgili özel uzman olması gerekmez. Yürütücüden beklenen, sürecin gelişimini ve zamanlamayı yönetmesidir.

KATILANLARI SEÇME KOŞULLARI

• Gelecekten etkilenen ve etkileyen; gelecek ile ilgili problemlerin çözülmesindeki alternatiflerden çıkarı olan kimseler düşünülür,
• Karar vericiler, uygulayıcılar, kurum içi veya dışındaki ilgili ve yetkili yöneticilerin katılmasına özen gösterilmesi lazımdır,
• Katılanların uzman olmaları gerekmez ve beklenmez,
• Toplantı süresince rütbe, statü, yetki, yaş veya bir meslek grubuna ait olmak katılımcıların varsayımlarını etkilese de, oturumlarda bir öncelik veya bir ayrıcalık sağlamaz,
• Gönüllü katılım önemlidir,
• Katılımcılardan kendi fikirleri kadar diğer fikirleri dinlemeye önem vermeleri, yeni ve alışılagelmiş fikirlere önyargılı yaklaşmamaları, kavgacı değil uzlaştırıcı olmaları beklenir,
• Arama konferansı klasik bir konferans türü değildir. Uzun konuşmalar yapılmaz. Metodoloji yönlendirmesi doğrultusunda her türlü yanıta ve görüşe yer verilir.

KATILMA KOŞULLARI

• Katılanlar tüm toplantıya katılırlar. Konferans sürecinin evreleri birbiri arasında ilişkili olduğu için bir parçasına katılıp öbür parçasına katılmamak olmaz,
• Konferans bitinceye kadar katılanlar hiçbir şekilde rahatsız edilmemelidirler. Konferans mekânından ayrılarak başka bir yere, örneğin eve gitmeye veya misafir kabul etmeye izin verilmez,
• Konferans bir sosyal ada yaratmalıdır. Katılanlar iş yerlerinden ve ailelerinden uzakta 2,5–3 gün aynı mekânda kalırlar. Yatma, yeme ve dinlenme tesislerinin aynı mekânda olmasına özen gösterilmesi lazımdır.

KONFERANS GÖREVİ OLARAK DÜŞÜNÜLEBİLECEK HEDEFLER

• Stratejik görüş, vizyon veya misyonun tasarlanması
• Gerçekçi ve yaratıcı stratejiler
• Katılımlı, işbirlikçi, ortak tasarım ve eylem
• Mutabakat ve uzlaşma
• Uygulayıcıların strateji ile ilgili taahhütlerinin alınması ve stratejiyi benimsemeleri,
• Katılanların birbirini eğitmesi,
• Kuruma yeni katılan kimselerin ortamın değişik boyutlarına çabuk bir şekilde uyum sağlaması
• Değer yargılarının konferans süreci içersinde irdelenmesi ve paylaşılması
• Demokratik diyalog ve katılımcı yönetim ortamının yaşanması
• Normal olarak uzmanlara bırakılsa aylar, belki yıllar sürecek analiz ve sonuçlandırmaları 2,5–3 gün gibi kısa bir sürede gerçekleştirmek.